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Ihre Kundenadressen: Frist läuft am 31.08.2012 aus

Bekanntlich wurde zum 01. September 2009 das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) novelliert. Danach gab es neue Regeln auch für die Verwendungsmöglichkeiten von Kundendaten. Die sind deshalb noch nicht so in das Bewusstsein gedrungen, weil der Gesetzgeber in § 47 BDSG eine Übergangsregelung vorgesehen hatte, die jetzt zum 31. August 2012 ausläuft.

Übergangsfrist für Altdaten läuft ab

§ 47 BDSG lautet:
Für die Verarbeitung und Nutzung vor dem 1. September 2009 erhobener oder gespeicherter Daten ist § 28 in der bis dahin geltenden Fassung weiter anzuwenden
1. für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung bis zum 31. August 2010,
2. für Zwecke der Werbung bis zum 31. August 2012
.“

Quelle muss bei Adressverwendung deutlich sein

Nach dem 31.August 2012 dürfen auch „Altdaten“, die vor dem 01.09.2009 erhoben wurden, nur zu Werbezwecken verwendet werden, wenn der Betroffene anhand der Werbung erkennen kann, welches Unternehmen seine Adressdaten hierfür weitergegeben hat. Das weitergebende Unternehmen muss dem Betroffenen mitteilen können, an wen die Daten des Betroffenen in den letzten zwei Jahren weitergegeben wurden.

Hat man die Daten selbst beim Betroffenen erhoben oder aus allgemein zugänglichen Quellen (etwa Telefonbüchern) erlangt, muss dies nachweisbar dokumentiert sein. Reine Adressdaten dürfen dann weiter zu Werbezwecken verwendet werden. Name, Titel, akademischem Grad, Anschrift und Geburtsjahr, Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung sowie eine Angabe, die die Zugehörigkeit des Betroffenen zu einer bestimmten Personengruppe charakterisiert (z. B. Versandhauskunde).

Altbestände bei Adressdaten trennen

Die informierten Händler haben daher bislang peinlich darauf geachtet, dass die Altdatenbestände von den neu erhobenen Datenbeständen abgegrenzt werden konnten. Damit können diese gesondert behandelt werden. Bei den neu erhobenen Datenbeständen wurde dokumentiert, woher sie kamen. Wer Adressen nach dem 01.09.2009 „Altadressen“ gekauft hatte, musste sich ohnehin schon an die neuen Regelungen halten, da hier ein Übermittlungsvorgang stattfand.

Bußgelder drohen bei Datenschutzverletung

Wer nach dem Termin nicht in seiner Werbung erkennen lässt, woher die Daten stammen oder wer nicht aufgrund entsprechender Speicherung von Informationen zwei Jahre lang zurückverfolgen kann, an wen Daten zu einzelnen Personen übermittelt wurden bzw. woher sie stammen, riskiert Bußgelder von bis zu 50.000 EUR, die auch gegen Geschäftsführung und Vorstände verhängt werden können.

Was ab August 2012 mit Adressdaten geht

Nach dem August 2012 gilt also für alle Kundendaten, dass diese für Werbezwecke nur noch bei Vorliegen einer Einwilligung genutzt werden können oder aber es dürften nur reine Adressdaten (Listprivileg) genutzt werden. Weitere Daten können für die Selektion der Listendaten—also für eine gezieltere Kundenansprache—hinzugespeichert werden.

Fremdwerbung ist nur noch zulässig, wenn der Adressat eindeutig erkennen kann, welcher Händler hier seine Daten für ein fremdes Produkt nutzt. Das gilt auch im Lettershopverfahren bei Eigennutzung oder Anmietung. Bei Beilagenwerbung ist der Absender meist deutlich.

Was können Sie tun?

Selektieren Sie auf jeden Fall alle Kundendaten, die vor dem 01.09.2009 erhoben wurden. Prüfen Sie, ob Sie zu jedem Datum gespeichert haben, woher es stammt, an wen es übermittelt wurde und ob Sie für Daten, die nicht dem Listprivileg unterliegen eine Einwilligung haben.

Ein wenig Zeit bleibt noch: Bis zum August 2012 können Sie die Daten noch ohne die Restriktionen verwenden und beispielsweise ihre Kunden anschreiben und um Einwilligung bitten. Einwilligungen sind bei Einhaltung bestimmter Voraussetzungen auch telefonisch möglich. Inbound-Calls könnten hier genutzt werden. Deshalb kann man jetzt vermehrt beobachten, dass Unternehmen Ihre Kunden bitten, ihre Daten entsprechend zu betätigen und Einwilligungen einholen.

Bildnachweis fotolia:
Datenschutz rote Taste © IckeT #31397072

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Jetzt wird es Zeit zu handeln. Lassen Sie sich beraten, wie es um Ihre Datenbestände steht. Was Sie benötigen ist neben der Selektion eine rechtliche Analyse verbunden mit konkreten Empfehlungen, wie Sie ihre Daten für die künftige Verwendung retten können. Vetrauen Sie auf unsere Erfahrung. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf. Der 31.08.2012 ist nicht mehr weit und davor liegen die Sommerferien. Jetzt ist die Zeit zu handeln.


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